Nem kevés olyan munkakör akad, ahol az embernek hosszú meetingeken kell ülnie. Az is megesik, hogy egy napra több ilyen megbeszélés is jut. Néha úgy tűnik, hogy egyes kollégák soha nem fogynak ki a szóból, az idő csak telik, a türelem és a figyelem pedig fogy. Mit tehetünk azért, hogy a munkahelyi meetingek eredményesebbek legyenek? Milyen trükkök segíthetnek abban, hogy kevésbé raboljuk egymás idejét, és harmarabb jussunk el egy-egy probléma megoldásához? Adunk pár ötletet.  

Ne csak a megbeszélés elejét, hanem a végét is jelöljük ki! 

Ha van rá lehetőségünk, hogy mi határozzuk meg egy meeting időpontját, akkor figyeljünk arra, hogy ne csak a kezdés idejét határozzuk meg, hanem a befejezését is. Ha a kollégák csak annyit tudnak, hogy az értekezlet háromkor kezdődik, senki nem fog lényegretörőbben, célorientáltabban viselkedni, hiszen úgy érzik, korlátlan idő áll rendelkezésre. Ha viszont tudják, hogy a megbeszélés négykor véget ér, mindenki sokkal összeszedettebb lesz.

Ne tegyünk fontos meetinget késői időpontra!

Bár bizonyos cégeknél a munkaidő akár este 7-ig, 8-ig is eltarthat, nem célszerű a fontos megbeszéléseket a nap végére időzíteni. Nemcsak amiatt, mert ilyenkor az emberek már fáradtabbak, hanem amiatt sem, mert minél közelebb a nap vége, annál nehezebb a munkahelyi témákra koncentrálni. Ahogy közeledik a munkaidő vége, úgy szüremlenek be a gondolatainkba az otthoni, családdal kapcsolatos teendők, és úgy érdekel minket egyre kevésbé egy-egy munkahelyi probléma. Az biztos, hogy a legjobb ötletek nem egy este hatra időzített meetingen fognak megszületini.

Együnk és igyunk bátran!

A legtöbb cégnél a hosszabbra tervezett értekezleteken van bekészítés, vagyis ásványvíz, kávé, rágcsálnivalók. Ezek sokkal hasznosabbak, mint gondolnánk. Ha a munkatársak kezdenek kifáradni, nemcsak a kávé, hanem egy pohár hideg víz, tea vagy gyümölcslé is segíthet. Ugyanígy az evés: a szenvicsek, saláták, komolyabb fogások elterelhetik a figyelmet, de egy kis aprósütemény, vagy pláne gyümölcs, hasznos lehet. A gyümölcs a legjobb választás, mert van benne cukor, ami felpörget, de nem telít és nem tompít el.

Szellőztessünk! 

A tárgyalóhelyiségben mindig legyen a lehető legfrissebb a levegő. Az agynak oxigénre van szüksége ahhoz, hogy hatékonyan működhessen. Ha állott, rossz a levegő, akkor mindenki hamarabb kifárad, és ha nem is tudatosan, de szeretné minél előbb elhagyni a meeting helyszínét. Ha senkinek nem nincs ellenvetése, akár Tippek időrabló meetingek értekezlet közben is érdemes egy kis huzatot csinálni, kinyitni néhány ablakot. 

Tartsunk szünetet!

Különösen akkor, ha egy megbeszélés elhúzódik, és akár több órán keresztül is eltart, hasznos lehet egy kis szünetet tartani. Ha úgy érezzük, hogy a meeting megrekedt, önismétlővé vált, a vita egyre parttalanabb, segíthet 5-10 perc szünet. Az sem baj, ha szünetben nem a meeting témája, hanem egészen más dolgok kerülnek szóba. Egy kis kikapcsolódás, változatosság segíthet abban, hogy amikor újra asztalhoz ülünk, könnyebben jöjjenek a jó gondolatok. Sőt, ha tehetjük, végezzünk pár átmozgató gyakorlatot!

A cikk a Budai Egészségközpont szakértőinek közreműködésével készült.