Úgy érzi, hogy dupla munkaidő sem lenne elég, hogy a napi munkáját elvégezhesse? Elégedetlen magával, egyre stresszesebb a lemaradásai miatt? A rendszeres túlóra nem jó megoldás, érdemes végiggondolni, hogyan tehetné hatékonyabbá a munkára fordított időt.

A ledolgozott órák száma és a termelékenység nincs egyenes arányban: a Stanfordi Egyetem kísérlete azt mutatta, hogy az alkalmazottak teljesítménye 50 órás munkahét után meredeken csökken, 55 óra után pedig eléri a mélypontot. Vagyis hiába tölt valaki egy héten akár 70 órát is munkával, a plusz órákkal nem növeli a termelékenységet. Az egyetem kutatói inkább a rendes munkaidő hatékonyabb kihasználását ajánlják, amelyhez egy tíz jó tanácsból álló tippsort is összeállítottak.

1. Szelektáljon a feladatok között!

Összpontosítson az aznapi legsürgősebb, legfontosabb és legnagyobb kihívást jelentő feladataira! Vegyen előre egy nehezebb, fontosabb munkát, mielőtt a kevésbé kritikus feladatokra térne át. Ha így tesz, akkor produktívabbnak érzi majd magát, és a munka miatti stressze, szorongása is csökken.

2. Határozza meg a céljait!

Fontos, hogy kitűzzük az adott időszak céljait és hogy milyen módon, konkrét lépésekkel lehetséges elérni azokat. Minél kisebb egységekre osztjuk az elvégzendő feladatokat, minél beláthatóbb szakaszokban határozzuk meg a cél eléréséhez vezető utat, az arra szánt időt, annál hatékonyabban tudunk dolgozni érte. A jó célokat a SMART betűszóval lehet jellemezni: konkretizáltság (S), mérhetőség (M), megvalósíthatóság (A), realitás (R) és a határidőhöz való kötöttség (T).

3. Ne a ráfordított időt, hanem az eredményeket tartsa számon!

Sokszor döbbenten, szorongva számolgatjuk, hogy egy-egy teljes munkanap alatt látszólag milyen kevés feladatot sikerült eredményesen befejezni. Lehet azonban, hogy újra végiggondolva, az elvégzett munkát fázisaira bontva ki fog derülni, hogy nem is olyan kicsi az a teljesítmény.

Az eredményességet a ráfordított idő helyett jobban tükrözi, ha az aznapi teendőinkről részletes listát készítünk: egy-egy tétel kipipálása sikerélményt nyújt és a hatékonyság érzetével tölt el, és így jobban számot tudunk adni magunknak arról is, mire ment el a napunk. A lista vezetése motiváltabbá tesz és könnyebb lesz koncentrálni is.

4. Pozitív hozzáállással könnyebb!

A munkánk sokkal könnyebbé, eredményesebbé válik, ha pozitívabb hozzáállással végezzük. Mit is jelent ez? Kezdeményezőkészséget, érdeklődést, nyitottságot, másokra való odafigyelést, szükség esetén készséges segítségnyújtást, a munkahely iránti lojalitást, a munkavégzésben igényességet, magas színvonalat.

5. Kommunikáljon!

Akár szabadúszó, vállalkozó vagy alkalmazott valaki, nincs egyedül, együtt kell dolgoznia munkatársakkal, felettesekkel és beosztottakkal. Az együttműködés a hatékonyságot kiemelten növelheti, hiszen kiküszöbölhetők a párhuzamos, felesleges körök, minimalizálható az elvesztegetett idő. Ehhez minél jobb kommunikációra van szükség, érdemes hát időt szánni a munkahelyi megbeszélésekre, az együttműködés, a kapcsolatok tudatos építésére és karbantartására.

6. Alakítson ki rutint magának!

Ha a kevésbé fontos, napi, megszokott feladatokat minden nap ugyanabban a sorrendben végezzük el, kialakul egy rutin, ami gyorsítja, könnyíti azok elvégzését, hiszen csökkenti a meghozandó döntések számát, kevesebbet kell gondolkodni a mikénten. Ehhez segíthet egy online naptárkezelő eszköz is, de hagyományos, papíralapú eszközökkel is ugyanúgy kialakítható és betartható.

7. Hagyja a multitaskingot!

Bármilyen dicséretes munkavállalói erénynek számít is manapság, a multitaskingnak nevezett figyelem-megosztási képesség az esetek többségében egyszerű önbecsapás: valójában nem tudunk egy időben, párhuzamosan több dologra figyelni, hanem ilyenkor váltogatva, nagyon gyorsan helyezzük át a figyelmünket az egyik feladatról a másikra. Ha azzal a tudattal kezdünk új feladatba, hogy majd újra vissza kell térnünk az előbbihez, több stresszt okoz és fárasztóbb, mintha egymás után vennénk sorba a feladatokat.

8. Halogatja a feladatokat? Nézze át a határidőket!

Egy Parkinson-törvény szerint, ha az utolsó pillanatig vársz valamivel, akkor csak egy percre volt szükséged. Ha ez nem is feltétlenül igaz, de érdemes a feladatok ütemezését gondosan átvizsgálni, mert a hatékonyságot fokozza, ha rövidebb határidőket szabunk meg.

9. Enyhítse a stresszt!

A stressz sokféleképpen árthat egészségünknek, komfortérzésünknek, emellett vitathatatlanul rontja a munkahelyi eredményességet is. Mindenkinek érdemes megkeresnie a számára leghatékonyabb stresszoldó stratégiát, legyen az a sportolás, kreatív hobbi, kertészkedés, olvasás, zenehallgatás, meditáció vagy jóga stb. Az általános stresszoldáson belül a munkahelyi stresszt speciálisan enyhíteni lehet azzal, ha valaki növeli a helyzet fölötti kontrollt: napjait tudatosan tervezi, kézben tartja a feladatait, kialakít egy megfelelő rutint és kitart mellette.

10. Találjon örömet a munkájában!

Szokták mondani, hogy aki azzal foglalkozhat, amit szeret, az nem is dolgozik egész életében. Ha ez nem is mindig valósítható meg, akkor is mindenképpen érdemes megkeresni a feladatokban a szívesebben végzett elemeket, azokra koncentrálni, sőt, ha mód van rá, esetleg át is adni egy munkatársnak azt, amelyik a legtávolabb áll az egyéniségétől. Például, van, aki jobban szeret ügyfelekkel foglalkozni, más szívesebben dolgozik a személytelenebb aktákkal, vagy éppen a kreativitást igénylő feladatokban talál kihívást. Az örömmel végzett munka fokozza a hatékonyságot, és fordítva is igaz: a hatékonyság, vagyis a munkaidő okosabb kihasználása, a tudatosan szervezett tevékenység, az eredményesség, a siker érzése önbizalmat, örömet szerezhet.

A cikk a Budai Egészségközpont pszichológusainak közreműködésével készült.