Az év végi időszak gyakran jár a szokásosnál nagyobb munkahelyi terheléssel. Ha azonban sikerül jól megszerveznünk a munkanapjainkat és úgy kivennünk a szabadnapokat, hogy az ünnepek alatt legyen lehetőségünk pihenésre, feltöltődésre, akkor csökkenthetjük a kiégés kockázatát, és a következő év elején is jól tudunk majd teljesíteni. Ebben segítünk gyakorlati tanácsokkal.

5 tanács az év végi feladatok hatékony menedzselésére

1. Vegyük előre a határidős projekteket!

A feladatok rangsorolásával és fontossági sorrendben történő elvégzésével jelentős mértékben növelhetjük a munkánk hatékonyságát. Az év végi időszakban érdemes előre felmérni, és heti bontásban felosztani, mely feladatok bírnak jogszabály által előírt, halaszthatatlan határidővel (pl. pénzügyi riportálás, ügyfélminősítések frissítése), és melyek halaszthatók januárra, majd ezek alapján haladni a megvalósításukkal.

2. Biztosítsunk időt a koncentrált munkavégzésre!

Az időblokkok felállítása segít abban, hogy teljes figyelmet tudjunk fordítani a megoldandó feladatokra. Ha gyakran szakítják meg a munkafolyamatot telefonhívások, jóváhagyási kérések vagy váratlan belső megkeresések, érdemes „foglaltként” megjelölni egy 60–90 perces idősávot a naptárunkban, és jelezni a kollégáknak, hogy ebben az időszakban koncentrált munkát végzünk, a kevésbé sürgős kérésekre ezt követően reagálunk. Így magasabb minőségű munkát tudunk kiadni a kezünkből, gyorsabban végezünk a nagyobb feladatokkal, és kevesebb stresszt élünk meg, ráadásul az adminisztratív feladatokat is csoportosítva tudjuk megoldani, így azok sem aprózzák szét a napunkat.

3. Egyeztessünk a kollégákkal!

Az év végi feladatok hatékony menedzseléséhez elengedhetetlen a csapattagok összehangolt munkavégzése. Ilyenkor a szokásosnál is fontosabbá válnak a rendszeres rövid státusz-megbeszélések, a szabadnapok beosztása, valamint a helyettesítési rend egyeztetése, hogy az ügyfélkiszolgálás az ünnepek idején is zavartalanul működjön. Így csökkenthetjük a csapaton belül konfliktusforrásokat, és a túlterheltség érzését, ami különösen szerencsés ilyenkor, amikor a határidőre lezárandó projektek száma hirtelen megugrik.

4. Tervezzük meg időben a szabadságunkat, helyettesítésünket!

A Munka Törvénykönyve lehetőséget ad arra, hogy az éves alapszabadság legalább hét napját saját döntésünk alapján vegyük ki, ha ezt legalább tizenöt nappal korábban jelezzük (2012. évi I. törvény). A tudatos szabadságtervezéshez érdemes előre átbeszélni a kollégákkal a kritikus időszakokat, figyelembe venni a csapatlétszámot, az ügyféligényeket, és jó szándékkal alkalmazkodni a többiek élethelyzetéhez. A kutatások hangsúlyozzák, hogy a munkától való tényleges távolságtartás a valódi pihenés és feltöltődés egyik alapköve. Ha ezt betartjuk, csökkenthetjük a kiégés veszélyét és sokkal hatékonyabban, eredményesebben kezdhetünk bele a következői évi munkavégzésbe.

5. Összegezzük a tapasztalatokat, és tervezzünk előre a jövő évre!

Az idei munkatevékenységek elemzése segít megérteni, milyen folyamatok működtek jól, hol voltak fennakadások, és milyen készségfejlesztésre vagy háttértámogatásra lehet szükség a jövőbeni hatékonyabb munkavégzéshez.  Érdemes néhány órát rászánni arra, hogy átgondoljuk: mely feladatok vitték el a legtöbb energiát, hol lehet egyszerűsíteni, és mit lenne célszerű másképp csinálni jövőre - így eredményesebbé tehetjük a munkavégzést.

A cikk a Budai Egészségközpont szakértőinek közreműködésével készült.